学籍簿の電子化は双光エシックスにお任せください。
長期保存、検索性、法令・情報セキュリティに配慮した学籍簿電子化に対応します
お悩み１
学籍簿を原本保管しているが、災害等が発生した場合にバックアップが無い（BCP対策を講じたい）
お悩み２
学籍簿が紙のままで、保管場所に困っている
お悩み３
保管場所へ行くことが大変で、検索や確認に時間がかかる
お悩み４
学籍簿を製本して保管しているが、どうやって電子化してよいか悩んでいる
お悩み５
手書きや朱書き、訂正履歴を含めた形で保存したい
お悩み６
長期保存を前提とした電子化の方法が分からない
お悩み７
情報漏えい対策や、外部委託時のセキュリティが不安
双光エシックスは、これらの課題を学校法人の実務に即した形で解決します
学籍簿は、「スキャンすれば終わり」の文書ではありません。 学籍簿は、学校教育法施行規則 第28条で永久保存が義務づけされている、学校文書の中でも特に重要かつ慎重な管理が求められる記録です。
台帳形式、手書き記載、訂正履歴、改姓・編入・退学などの履歴管理、そして長期・永年保存を前提とした運用―― 学籍簿の電子化には、一般的な文書電子化とは異なる配慮が必要です。
双光エシックスは、大学・学校法人向け文書電子化の経験をもとに、学籍簿の特性を踏まえた電子化・スキャンサービスを提供しています。
学籍簿の状態（製本・非製本、劣化状況、記載形式）を確認したうえで、保存性と可読性を重視したスキャン方法をご提案します。
① 製本を保持したままのスキャン対応 ② 原本の状態に配慮した取り扱い ③ 必要に応じた解体スキャンの検討・判断
学籍簿は「電子化すること」自体よりも、必要な情報を速やかに確認できることが重要です。
① 氏名・年度・学部などを想定した検索設計 ② OCR処理による検索性の向上（※原本状態に応じて最適化） ③ PDF/A・画像データを中心とし、長期保存性を見据えた構成 ※OCRは万能ではないため、実務で使える検索性を重視した設計を行います。
学籍簿は高度な個人情報を含むため、情報セキュリティ対策は最優先事項です。
① 情報セキュリティ管理体制の整備 ② 作業環境・入退室管理の徹底 ③ データ受領・返却・保管時の管理ルール遵守 ④ 大学・学校法人様が安心して委託できる体制を整えています。
高額な予算を投じて不必要な作業や機能構築するより、必要最低限のご提案を行います。
① 汎用背の高い運用スタイル ② システム予算よりもデータ整備予算を重視する業務設計 ③ 最低限の運用に必要な作業項目と費用
事前ヒアリング・対象確認学籍簿の形式・冊数・保存状況を確認
電子化方法のご提案スキャン方法・検索性・保存形式の整理
スキャン・電子化作業情報セキュリティに配慮した環境で実施
データ納品・原本返却ご要望に応じた形式で納品
大丈夫ですと誇れる理由をココにまとめました。
双光エシックスは遠隔地への対応を日常的に行っています。具体的な流れはココをご覧ください。
はい。もちろん承ります。詳しくはココをご覧ください。
はい。電子化後、適切に管理したうえでご返却します。
はい。電子化後、保管を請け負うことも可能です。詳しくはココをご覧ください。
可能です。運用に合わせた区分をご提案します。
原本の状態により異なりますが、実務での利用を想定した検索性を重視します。
たいへん僭越ながら「学籍簿電子化に関する稟議想定Q&A」をまとめました。こちらをご参考にしてくださると幸いです。
学籍簿の電子化は、「とりあえずデータ化する」ではなく、将来を見据えた設計が重要です。 双光エシックスは、大学・学校法人様の業務や規程を尊重しながら、無理のない学籍簿電子化をご提案します。まずはお気軽にご相談ください。
