持ち出し不可能の書類は、御社内で作業可能
お客様の会社に当社のスタッフが出向き、スキャニング処理等の作業を行う出張サービスにも対応。高性能の業務用スキャナーを持参し、文書や図面のスキャニングから、画像のチェックまで、一連の作業を行います。
検索システムを導入すれば、閲覧もスムーズに
場所を取りがちな図面や書類も、電子化することで省スペース化を実現。検索システムを構築すれば、パソコン等での閲覧もスムーズです。
災害時や、日頃の閲覧による紙の劣化を防止
紙書類やマイクロフィルムの電子化により、大切な書類のバックアップ管理を可能にします。万が一の災害時はもちろん、紙の劣化対策としても有効です。
製造業で使われる紙文書の代表は図面でしょう。特に古い図面は、紙の状態で保存されているのではないでしょうか。 数千枚の図面から必要とする1枚の図面を探し出すのは大変な作業に時間もかかると思います。そこで、図面を電子化しておけば、検索も再利用も簡単です。図面保管庫の図面を電子化することで、図面データの共有と再利用が促進されます。
図面データは、顧客別、部署別という区分けで分類がしにくい特性を持つ文書です。顧客ごとに特注製品として図面を作成しても、その顧客専用ということではなく、他への転用が考えられます。あるいは、転用ではなく、その図面を参考に新しい図面を作成するという作業も発生するでしょう。紙だけで図面を管理している場合、対象となる図面を複数枚図面キャビネットから探し出し、複数の図面を参照しながら新しい図面を書き起こすことになります。普通サイズの事務机でこの作業を行うことは困難ですし、1人の人が参照している図面を別の人が利用する場合、図面が返却されるまで、待たなければなりません。こんな問題も弊社が簡単に解決します。複数による共同作業を考えると、図面などを電子化することで、作業効率のアップは、かなり大きくなります。
紙の図面は電子化して管理するのが便利です。
図面は支店や営業マン・現場責任者など多くの部門の人が利用するため、修正が発生する度にどこが最新版を管理しているのかが分かりづらくなるということがあります。
図面を電子化して最新の図面データを共有して、人為的なミスを防いていきましょう。
また、保管が必要な原本は外部倉庫で保管すれば社内の保管スペースを削減することも可能です。
紙図面は、A2、A1、A0など用紙サイズが大きいものが多く、多くの製造業が導入している複合機やスキャナーでは電子化することができません。大判の図面に対応した機器があり、さまざまな紙の種類に対応したスキャニングサービスの利用することをオススメします。
スキャニングサービスの詳細ページへ→
会社として重要な紙図面を外部に委託するのは不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。
製造で使われる図面は、内容を更新するたびに紙図面を再出力するため、どれが最新版かすぐに判別できない場合があります。現場で図面に修正が加えられることもあり、古い図面を参照したことが原因で部品の誤発注などのミスが発生することもあるので、図面の版管理が間違いなく行える仕組みが必要です。
製造物責任（PL）法や建築業法などで定められた期間の保存義務があります。しかし大量の紙資料を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの面などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することでこれらの問題は解消できます。
年々、増えていく書類の保管スペースに困っていました。また、紙は経年劣化が避けられない媒体だし、災害に弱いということもあり、電子化して保存することにしました。その結果、保管スペースを大幅に削減することに成功。独自に提案してもらった検索システムを導入することで、お目当ての書類が探しやすくなり、業務も改善されました。
製品の設計図など、扱いに細心の注意を要する機密書類。セキュリティへの配慮から、社外に持ち出せないケースがあります。当社では、お客様のもとへスタッフがスキャナーを持参して出向き、スキャニング処理からデータ構築までの作業を行う出張サービスを実施。高性能なスキャナーにより、出張先においても高度な作業環境を再現し、ハイクオリティな品質を維持しています。
監視カメラ
24時間監視システム
指紋認証ドアロック
セキュリティカード
顔認証ログインシステム
記憶媒体使用制限
数百万枚単位の大量処理もお引き受けしていますのでご安心ください。高速スキャナー・大型スキャナーなど多種多様なスキャナー機器を多数保有しており、資料の形態や目的に応じて最大限のパフォーマンスを発揮できる体制を整えています。
必要に応じて、汚れ・色合い・傾きなど画像データの補正を行い、仕上がりの精度を高めています。
また、仕上がりのチェックには独自の厳しい検査システムを導入しており、高い品質を保っています。
当社はスタッフのほぼ全員が、文書情報管理士の資格を持ち文書管理のエキスパートとしてお客様のご要望にマッチしたご提案をしています。お気軽に何でもご相談ください。
