稟議書や決裁書、申請書、各種議事録は組織における意思決定のプロセスを記録した重要な資料です。昨今では電子稟議書システムも普及し始めていますが、過去の紙媒体の資料が体系的に整理されているケースはまれです。
双光エシックスが社内文書の電子化をサポートします。
稟議書や決裁書を電子化し、不要となった資料は廃棄することで保管スペースや保管コストを削減することができます。
起案日や起案者、件名等の属性情報を付与することで、必要な資料をスピーディーに検索する事が可能になります。OCR処理で文字情報を抽出し全文検索に活用することも可能です。
古い資料の中には、粗悪な用紙が使われているために変色したり、ぼろぼろと崩れたりするものがあります。時間が経過すればするほど資料は劣化します。紙の汚損等により大切な情報が欠けてしまう前に資料を電子化することをお勧めします。また資料の散逸・紛失等の防止にも有効です。
共有サーバーに電子化したデータを格納することで、社内のあらゆる部門からのアクセスが可能になります。一方でアクセス制御を行えば、関係者以外は閲覧できなくすることもできます。
地震や風水害といった自然災害や火災といった思わぬ事態に見舞われた時にも必要な資料を電子化し、安全な場所にバックアップしておけば、貴重な情報を失わずに済みます。
稟議書や決裁書、各種議事録の電子化についてのご相談やお見積は、双光エシックスのお問い合わせフォームよりお気軽にご依頼ください。
