「大量の図面の管理が面倒」「古い図面がオフィスを圧迫している」「図面のコピーが簡単にできない」、このような問題に直面している企業は少なくないはずです。
このような問題を解決するためには、図面データを電子化することをおすすめします。図面の電子化には、保管スペースの削減や管理のしやすさ以外にもさまざまなメリットがあります。
そこでここでは、図面データの電子化によるメリットとデメリット、スキャン専門業者に依頼するメリットなどを紹介いたします。現在、図面の電子化を検討している企業様は、ぜひ今後の参考にしてください。
図面の電子化によるメリットは以下の通りです。
1.保管スペースの削減
2.図面の管理や探しやすさ
3.共有のしやすさ
4.図面の紛失や劣化防止
保管スペースの削減
図面は大きなサイズのものが多く保管するために、広いスペースが必要になります。図面を電子化すれば、保管用として使っているスペースの削減が可能です。空いたスペースの有効活用や事務所費用を抑えられます。
図面の管理や探しやすさ
平置きで重ねられている紙図面から必要な図面を探すのは、多くの労力が必要です。図面を電子化するとPCでデータとして管理でき、図面が探しやすくなります。また管理している部署も限られているため、必要なときに自分で探してすぐに手に入れることは難しいでしょう。
図面を電子化してデータを体系的に管理できる管理システムを利用すれば、必要な図面データをすぐに検索し見つけ出すことが可能です。また閲覧者を限定するためにアクセス権限やパスワードを設定すれば、セキュリティ上の管理もしやすくなります。
このような理由から図面の電子化は、業務の効率化・人件費の削減につながるでしょう。
共有のしやすさ
図面を電子化すれば、社内だけではなく取引先ともスムーズに図面の共有が可能となります。紙図面は、共有するのに時間と手間がかかるだけでなく、誰かが図面を持ち出していたら他の人は閲覧することもできません。しかし、電子化したデータを共有サーバーに保管しておけば、サーバーにアクセスするだけで多くの人が同時に図面を共有することができるようになります。取引先には、メールなどで図面データを添付したファイルを送れば簡単に共有可能です。
また紙図面は持ち運ぶときに荷物となりますが、電子化しておけばPCが利用できない環境でもスマホやタブレットで図面を閲覧できます。
このように図面の電子化は、業務の効率改善だけではなく顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
図面の劣化を防止
紙図面は、慎重に保管していたとしても経年劣化を防ぐことは難しいです。しかし、図面を電子化すれば劣化を防止できます。
また経年劣化により読み取りにくくなった図面でも、デジタル技術による画像補正できれいに読み取りやすい状態にして電子化することができます。このように図面の電子化は、企業資産の保護につながるのです。
図面の電子化にはさまざまなメリットがあるとご紹介しましたが、以下のようなデメリットもあります。
1.導入コスト
2.PC・ネットワークトラブル
3.記録メディアの劣化
4.ウイルスなどによる情報漏洩
それではこれらのデメリットの説明と対策方法をご説明します。
導入コスト
図面の電子化を導入するにはコストがかかります。またシステムを社員へ周知することやルール作りなどに工数もかかります。
導入する前に、メリットとデメリットをよく理解しておく必要があります。
しかし、システムをきちんと活用できれば、導入コストはデメリットといえないほど図面の電子化によるメリットは大きいものといえるでしょう。
PC・ネットワークトラブル
予期せぬPCやネットワークのトラブルが起きて、システムが利用できなくなってしまう可能性があります。万が一のときに備えて、トラブルが起きたときの対応策を事前に決めておくことが大切です。
記録メディアの劣化
紙図面だけではなく記録メディアも、時間とともに劣化して閲覧できなくなります。記録メディアや保存状態によって劣化が始まる時期は異なりますが、現状では半永久的に保管しておける記録メディアは存在しません。
紙図面だけではなく記録メディアも、時間とともに劣化して閲覧できなくなります。記録メディアや保存状態によって劣化が始まる時期は異なりますが、現状では半永久的に保管しておける記録メディアは存在しません。ただし、現状の記録メディアで定期的(5～10年ごと)にバックアップを取り直すことで、図面データ消失を防ぐことができます。
ウイルスなどによる情報漏洩
PCでデータを保管する場合、ウイルスによる情報漏洩のリスクは常にあります。日々新しいウイルスが作られているため、現在あるセキュリティを絶対に安全とは言い切れないのです。
図面データは、企業機密にかかわる重要なものに該当することが多い機密性の高いデータです。情報漏洩を防ぐために、ウイルス対策ソフトを始め、組織で決められたセキュリティポリシーに乗っ取った運用が大切です。またPCを使う社員を教育し、セキュリティリテラシーを向上させることも情報漏洩対策には大切なことです。
図面の電子化を導入するためには、さまざまなサイズの図面をスキャンすることは手間や専用の機器が必要となります。
そのため独自に電子化を進めるよりも、スキャンサービスを行っている専門業者に依頼することをおすすめします。
スキャンサービスを行っている専門業者に依頼するメリットは以下の通りです。
1.短期間で図面の電子化が導入可能
2.独自に電子化を進めるよりも安価、且つ、高品質データを導入可能
3.電子化後の図面の廃棄処理も代行
短期間で図面の電子化の導入可能
大量の図面を高速でスキャンする機器や短期間で電子化するノウハウを持っています。また経年劣化により読み取りにくくなった図面は、しきい値を調整したり、デジタル補正を行ったりして、読み取りやすい図面に修正して電子化します。社外に持ち出せない図面がある場合は、スタッフが専門機器を持ち出張して電子化作業を行うことも可能です。
独自に電子化を進めるよりも安価、高品質で導入可能
図面の電子化には、大変な時間と労力、専門機器が必要のため、独自に電子化を進めると導入コストがかかります。
弊社は、サービスの品質は落とすことなくリーズナブルな価格に設定させていただいているため、独自に電子化を進めるより低価格で図面の電子化の導入が実現可能です。勿論、専門業者ならではの品質も確保しております。
電子化後の図面の廃棄処理も代行
電子化後の図面は通常ご返却いたしますが、保管義務がない図面は溶解処理の代行も行っております。お預かりした図面は箱に詰め、そのまま溶解処理するため、情報漏洩の心配もありません。
図面の電子化を導入するメリットやデメリットなどをご紹介しました。図面の電子化のメリットやデメリットをよく理解した上で、きちんと活用できれば業務効率は確実に向上するはずです。
図面の電子化でお悩みの際には、弊社にお気軽にご相談ください。
