文書の電子化には、業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットがあるため、導入する企業が増えています。また、それに伴いスキャニング業務を代行するサービスの存在も認知されるようになりました。
一方、社外秘重要文書などの機密文書を電子化するとき、外部業者に依頼してよいのか悩んでいる企業も少なくありません。
社外秘重要文書などの機密文書の電子化におすすめなのが、出張スキャニングサービスです。
このコラムでは、出張スキャニングサービスやメリットなどをご紹介します。機密文書の電子化で悩んでいる企業は、ぜひ参考にしてみてください。
スキャニング代行業者に依頼する前に次の3つをするべきです。
それぞれについて以下で詳しく説明します。
スキャニング代行業者に依頼する前に、書類の精査をしなければいけません。電子化が必要な書類、社外に持ち出せないルールとなっている書類、機密文書の分類などをしっかり確認しておく必要があります。
機密文書は漏洩したときの影響によって「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」の3つに分類されます。
極秘文書
機密文書の中で最も機密度が高い文書です。内容が漏洩すると企業に甚大な損害を与える可能性がある文書で、社内でも経営に関わる限られた一部の人間しか閲覧することができません。
秘文書
機密文書の中で極秘文書の次に機密度が高い文書です。内容が漏洩すると事業に大きな影響を及ぼす可能性があり、事業に関わっている限られた一部の人間しか閲覧することができません。
社外秘文書
機密文書の中で最も機密度が低い文書です。会社内で共有は可能ですが、社外の人間に内容が漏洩しないように注意しなければなりません。
スキャニング後に保管する書類と廃棄する書類を確認しておく必要があります。保管する書類でも、重要度や機密度によって保管場所や保管方法を変えなければなりません。もし、自社で書類の扱いを判断することが難しい場合は、文書情報管理士に協力を依頼することをおすすめします。文書情報管理士は、文書を適切かつ安全に管理するための、必要な知識と技術を身に付けた専門家です。文書情報管理士に協力をお願いできるスキャニング代行業者もあります。
書類の廃棄は、自社でシュレッダーにかければ、情報漏洩のリスクを抑えられますが、廃棄書類が大量にある場合は、負担が大きくなってしまいます。書類の廃棄サービスを提供しているスキャニング代行業者があるので、依頼してもよいでしょう。情報漏洩のリスクが気になる場合は、機密文書だけ自社でシュレッダーにかけて廃棄し、他の書類は業者に依頼するなど廃棄方法を工夫することをおすすめします。
スキャニング代行業者により受けられるサービスは異なります。そのため、依頼する前にサービス内容をしっかり確認しておかなければいけません。
例えば、出張スキャニングサービスや廃棄処理サービス、保管倉庫の手配の有無や、出張スキャニングサービスにおける使用機器などをしっかり確認しておきましょう。出張スキャニングサービスを行っている業者でも、持ち込める専用機器の性能により、視認性が低く悪い保存状態でしか電子化できないということもありえます。
いくら素晴らしいサービスを提供している業者でも、スキャニング予算を上回っていては依頼できません。大部分の代行業者のホームページには、目安となる料金の記載がありますが、それだけではわからないため、見積もりを出してもらうことをおすすめします。
出張スキャニングサービスとは、依頼企業が指定した場所までスキャニング代行業者のスタッフが足を運び、書類・文書のスキャニングと電子化を行うサービスです。
スキャニング代行業者のスタッフが、スキャニングに必要な専用機器やPCを持ち込んで作業をしてくれるため、専用機器を持っていない企業でも依頼できます。
出張スキャニングサービスの利用に向いている代表的な文書は以下の通りです。
上記のような文書は、外部に持ち出す事ができないため、自社でスキャニングする必要があります。自社でスキャニングするには、多くの時間とコストがかかってしまうため、諦める企業も少なくないはずです。しかし、出張スキャニングサービスを利用すれば、企業は負担を抑えることができるため、非常に有益なサービスといえます。
企業が出張スキャニングサービスを利用する主なメリットは次の4つです。
以下でそれぞれについて詳しく説明します。
社外秘重要文書などの文書を社内でスキャンできる
社外秘重要文書など社外へ持ち出すことが難しい文書を、社内でスキャニングできることは大きなメリットです。大部分のスキャニング代行業者は、万全なセキュリティ対策を徹底して行っています。しかし、スキャニング代行業者がどのようなセキュリティ対策を行っていたとしても、情報漏洩を防ぐために社外へ持ち出すことを禁止している文書もあるでしょう。出張スキャニングサービスに依頼すれば、情報漏洩のリスクを抑え、スキャニングすることが可能です。
文書の持ち込みや送付が不要
スキャニング代行サービスに依頼すると、対象文書を代行業者まで持ち込んだり、送付したりしなければいけません。大量の書類のスキャニングを依頼する場合は、それだけでも企業にとって大きな負担となります。
しかし、出張スキャニングサービスを依頼すれば、代行業者のスタッフが専門機器を持ち込み作業してくれるため、文書の持ち込みや送付をする必要はありません。そのため、出張スキャニングサービスを依頼することは、企業側の負担を抑えることにつながるのです。
また、社内でスキャニング作業をしてもらえるため、代行業者内や文書送付中のセキュリティを確認する必要もなくなります。
スキャニング作業中に文書の確認ができる
スキャニング代行サービスを依頼した場合、文書を代行業者に預けなければいけないため、文書の内容を確認する必要があってもすぐには確認ができません。しかし、出張スキャニングサービスを依頼した場合、文書が社内にあるため必要ならすぐに確認することができます。
スキャニング完成までの期間が短縮できる
スキャニング代行サービスを依頼すると、スキャニングしてもらう文書の持ち込みや送付をしなければいけません。しかし、出張スキャニングサービスを依頼すれば、文書の梱包作業や送付にかかる期間がなくなります。
また、スキャニング作業中にトラブル等で依頼企業側に確認が必要になったとき、返答をするまでスキャニング作業が滞ってしまうかもしれません。しかし、社内で作業をしていればすぐに確認できるため、作業がスムーズに進むでしょう。
このように、出張スキャニングサービスを依頼すると、スキャニング期間が短縮できます。
出張スキャニングサービスやそのメリットなどについてご紹介しました。機密文書の電子化では、自社の負担を抑えつつ情報漏洩のリスクが低い方法を採用する必要があります。出張スキャニングサービスは、機密文書の電子化にはおすすめの方法です。まだ、機密文書の電子化が済んでいない企業は、出張スキャニングサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
