「BCP対策とは？」「BCP対策をしておかないと、事業継続上のリスクがあることは認識しているが、どのようにすればいいのかわからない」
このような疑問を抱えている企業様は少なくないはずです。
BCP対策は、緊急時に事業継続のための方法や手段を決めておく計画のことです。BCP対策をしておくと、緊急時にスムーズな対応が可能になるだけではなく、企業価値も高まります。
そこでこのコラムでは、BCP対策としての文書の電子化がもたらすメリットについてご紹介します。現在、BCP対策を検討している企業様は、ぜひ今後の参考にしてください。
BCPとは事業継続計画のことで、自然災害や火災、テロなどの緊急事態に遭遇したときに、事業資産の損害を最小限に留めつつ、中核事業の継続あるいは復旧ができるように、平常時に行うべき活動や緊急時に事業継続のための方法や手段を決めておく計画のことです。
東日本大震災の際には、多くの企業が人材や設備を失い、これまで通り経営ができなくなったケースや、廃業に追い込まれたケースが起きました。
緊急事態は突然起こります。有効な方法や手段を打つことができなければ、経営基盤の脆弱な中小企業は、事業を縮小せざるを得なくなり、従業員を解雇しなければならない状況になってしまう可能性があります。最悪な場合は、廃業に追い込まれてしまう恐れもあるのです。
平常時から万が一のときに備えて、緊急事態のときの対応方法を決めておけば、事業の継続・早期復旧がスムーズに進められ、事業縮小や倒産を避ける可能性を高められます。
また、BCPは緊急事態のときに役立つだけではなく、自社の在庫や重要文書の管理状況などを知ることができるため、普段の経営にも役に立つものです。
BCP対策がしっかりできている企業は、取引企業や顧客の信用を得られ、市場関係者からも高く評価されるため、企業価値の向上につながります。
BCP対策の代表的な施策として、文書の電子化があります。紙文書のままだと事業継続のために必要な文書を、紛失してしまうリスクが高くなります。電子化して、かつバックアップしておけば、紛失リスクを軽減できるでしょう。
書類の電子化にはBCP対策以外にも多くのメリットがあります。主なメリットは次の7つです。
以下でそれぞれのメリットについて詳しく説明します。
大量の紙書類は、会社内の保管庫に保管しておかなければいけません。書類を電子化すれば、サーバーやクラウド上に保存できるため、保管スペースは必要なくなります。保管スペース分のコストが削減できるということです。
また、紙のままだと必要な書類を探すのに時間と手間がかかります。電子化してしまえば、必要な書類を検索するだけですぐに見つけることができるようになるため、人件費の削減につながります。
紙書類を電子化すると、回覧待ちや捺印、記入ミスなどによる差し戻しなどの無駄を防げるため、業務の効率を上げることが可能です。
また、電子化することで在宅勤務やリモートワークもしやすくなります。出社しないとできない仕事を減らすことも業務の効率化のひとつです。
紙書類のまま管理していると、必要な書類を探すために手間と時間がかかります。電子化すれば、パソコン上でキーワードを検索するだけで、すぐに見つけることが可能です。膨大な書類の中から必要な書類を見つけるために、数時間もかかってしまった、というようなことがなくなります。紙の書類を探す場合と比べると、大幅に検索性が向上し無駄な時間を使わずに済むのです。電子化によって余った時間は、他の業務をするために使えます。
このように、検索性の向上は業務の効率化と人件費の削減につながります。
紙の書類を電子化して共有サーバーに保管しておけば、時間や場所を問わずにスマホやタブレットですぐに閲覧できるようになります。ファイル転送サービスを利用すれば、書類データを共有サーバーにアクセスできない取引相手とも共有可能です。
また、紙書類のように持ち運ぶ必要がないため、社外での閲覧が楽になります。特に大きな図面などを何枚も移動させなければいけないときは便利です。このように、書類の電子化は紙の書類でやり取りするよりも、はるかに共有性が高まります。
紙の書類を修正する場合、全体を作成し直さなければなりません。しかし、紙の書類を電子化してしまえば、パソコン上で修正が必要な部分だけ修正して保存しておけばよいため、手間と時間がかかりません。
文字や画像だけでは伝えにくい内容の書類には、動画を添付することもでき書類の品質が向上します。
また、紙の書類は慎重に保管していたとしても、経年劣化を防ぐことは難しいです。しかし、電子化してしまえば劣化を防止できます。すでに経年劣化によって見にくくなってしまった書類でも、デジタル補正で読み取りやすい状態にして電子化することが可能です。このように紙の書類を電子化することは、品質の向上につながります。
書類を紙のまま保管していると、管理を担当している人がセキュリティも担当することになります。セキュリティ責任者が部署異動や退職などで後任に引継ぎをしなければいけない場合、適切に行われなければセキュリティの弱体化につながるでしょう。また、紙の書類は、手に入れた時点で情報を得ることができ、そのまま社外に持ち出すことも可能なため、紛失や情報漏洩のリスクが高くなります。
しかし、紙の書類を電子化しておけば、閲覧者を限定するためにパスワードを設定したり、閲覧履歴を残したりできるため、セキュリティの強化につながります。また、ファイル自体にアクセス制限を設定しておけば、アクセスする権限がある人だけしか閲覧することができなくなることも、セキュリティ強化につながります。
紙のままでは、どんなに慎重に管理していたとしても、地震などの天災に遭ったときに紛失のリスクは避けられません。書類によっては、紛失してしまうと業務が滞ってしまうものもあります。また、紙の書類のままだと、どんなに慎重に扱っても閲覧するごとに、破損のリスクが伴います。
重要な情報資産は、原本とデータで保管しておくと紛失・破損のリスクを軽減できます。それぞれを別拠点で管理していれば、どちらか一方を紛失・破損してしまっても情報資産を守れるでしょう。また、データをバックアップしていくつかの拠点で分散管理をしておけば、紛失・破損リスクを限りなくゼロに近づけることが可能です。
BCP対策としての文書の電子化によるメリットなどをご紹介しました。
BCP対策をしておけば、緊急時に落ち着いて対応でき、スムーズに復旧を進めることができるようになるでしょう。また、BCP対策の一環として行う文書の電子化には、さまざまなメリットがあるため、多くの企業で進められています。
弊社は、文書の電子化代行サービスを承っております。文書の電子化について少しでも気になることがありましたら、弊社にお気軽にご相談ください。
