「書類を電子化したいけどこの書類の保存年数って？」「電子化したらどの書類を捨てていいの？」このような悩みを抱えていては、書類の電子化はなかなか進められないでしょう。
そこで現在注目されているのが「文書情報管理士」です。
文書情報管理士は、紙の文書を電子化し、保管・閲覧できるようにする技術や知識が問われる資格です。また、書類保存に関連する法律や規格などの知識を身に付けることも必要となります。
このコラムでは、文書情報管理士の概要や必要とされる知識、有効性などについてご紹介します。現在、書類の電子化を進めようと検討している企業様は、今後の参考にしてみてください。
文書情報管理士とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)という団体によって実施されている民間の検定試験によって認定される資格です。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会は、文書情報マネジメントに関連したセミナーやサービスの開催、日本工業標準規格の原案を作成したりしている団体です。また、文書情報マネジメントに関連する法律の規制緩和を推進し、文書情報マネジメントの普及に励んでいます。
文書情報管理士の試験は、2001年から実施されていて、難易度が高い順に上級、1級、2級の3種類があります。現在、累計で約14,000人が取得している資格で、年々取得者が増加しています。
文書情報管理士の有効期限は5年間。新しいテクノロジーやソリューション、法律や規格に対応するために更新が必要になるためです。更新をしないと文書情報管理士の資格を失ってしまいます。
文書情報管理士の役割は、必要な知識と技術を身に付けて、文書を適切かつ効率的に管理することです。また、紙書類の最適な電子化の方法を理解し、データをパソコンやネット上で、安全に管理するエキスパートでもあります。このような役割を通して、文書の大切さを伝える役割も担っています。
文書の作成から保管、廃棄までの過程や、企業の部署ごとに作成される書類の種類と役割、文書保管にかかわるさまざまな法律、メールなどのコンピューターネットワーク上で取り扱われる文書の数々の仕組みや取り扱い方法についての知識が必要です。
書類の電子化を行う過程においては、企業で取り扱う文書全般(文書類、帳票類、伝票類、技術資料、図面など)を、パソコンなどの電子機器で見られるようにするためにスキャナで読み込み、保存するための知識や技術が必要です。書類ごとの最適な解像度についても知っていなければいけません。
また、大量の書類を安全に効率よく長期間保存するために、マイクロフィルムを活用する知識や技術も必要となります。さらに、書類保存に関連する法律・規格などの知識を身に付けておかなければいけません。
文書情報管理の専門家である文書情報管理士ですが、取得するとさまざまなメリットがあります。ここでは、文書情報管理士を取得することで得られる主なメリットをご紹介します。
文書情報管理士を取得することの主なメリットは次の3点です。
以下でそれぞれのメリットについて詳しくご紹介します。
紙書類を電子化すれば、大量のデータを効率よく安全に長期間保存できます。また、保管場所もほとんど必要なく、必要なデータを簡単に探し出すことも可能です。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会などが中心になり、政府に働きかけた結果発令された「e-文書法」によって、これまで紙としての保存が義務付けられていた多くの書類が、データとして保存することが認められると期待されています。
そのため、企業にとってはこれまで以上に書類の電子化を進めるメリットがありますが、ただ電子化すればいいということではありません。闇雲に電子化しても、あとで困ったことになってしまう可能性があるからです。
税務上の書類は、保存年数が法律によって定められています。そのため、どの書類を何年間保存しておかなければいけないのかを、判断する法制度の知識が必要です。税務上の書類以外にも、会社が保存しておかなければいけない書類が多くあります。その多くが、税法や商法、民法などの企業法務と関係しているのです。
文書情報管理士の資格を取得すれば、書類の電子化についての法制度の知識が身につき、企業内の書類を電子化するときに、効率良く進めることができるようになります。
書類の電子化が推進される中で「e-文書法」の制定や電子帳簿保存法の要件緩和、DX(デジタルトランスフォーメーション)によるペーパーレス化などが進められています。その結果、文書のデジタル化に関係する専門的な知識や保管方法のルール、関連する法律などに対する専門的な知識の習得が必要とされています。文書情報管理士の資格を取得するために勉強すれば、このような文書情報管理の理解が深まります。
平成17年4月に「e-文書法」が制定され、令和4年1月に電子帳簿保存法の要件緩和などで書類の電子化が推進されています。そのため、官公庁にとっても書類の電子化やマイクロフィルム化は重要な仕事となっています。
公官庁や地方自治体などが書類を電子化する際、業務を民間企業に外部委託していますが、その際の入札要件の中に「文書情報管理士の有資格者が在籍する企業」であることが含まれています。社内に文書情報管理士がいないと、公官庁の電子化業務の入札に参加できません。
公官庁の電子化業務の入札要件を満たし、入札に参加できるようになることは、文書情報管理士の資格を取得する大きなメリットです。
入札要件に「文書情報管理士の有資格者」を求めている公官庁・自治体は以下の通りです。
内閣府、財務省、外務省、防衛省、国土交通省、文部科学省、厚生労働省、国税庁、会計検査院、宮内庁、気象庁、海上保安庁、各地方国税局、各国土交通省地方整備局、国立国会図書館、国立公文書館、日本銀行、日本年金機構、多くの独立行政法人、全国の都道府県庁や市町村長
これほど多くの公官庁・地方自治体の電子化業務に文書情報管理士が求められているということは、民間資格であるにもかかわらず公共性の高い資格であるといえるでしょう。
ご紹介したように、文書情報管理士は専門性の高い資格で、最適な電子保存の方法を理解しているだけでなく、書類の電子化や個人情報の保護、デジタル時代の著作権や記録管理、情報マネジメントなどに関する幅広い知識が必要です。
弊社スタッフはほぼ全員「文書情報管理士」資格を保有しております。それに加えて、40年以上の作業実績を積み重ねることで得た豊富な専門知識と技術力に基づき、企業様のニーズに最適なアドバイスやご提案をさせて頂いております。書類のスキャニング、電子化は弊社に安心してお任せください。
文書情報管理士の概要や必要とされる知識、有効性などについてご紹介しました。文書情報管理士は、書類の電子保存に関係する知識や技術を習得しなければ取得できない資格です。
書類の電子保存について少しでも気になることがありましたら、弊社にご相談くださいませ。
