「マニュアルの種類が多くて管理するのが大変」「マニュアルの種類が多くて探すのに手間がかかる」「スマホやタブレットなどでマニュアルを見たい」・・・このようなお悩みを抱えている企業様は少なくないはずです。
紙マニュアルを電子化すれば、管理・検索がしやすくなるだけではなく、時と場所を問わずに確認できるようになるなどのメリットがあります。しかし、電子化するためのコストや時間がかかり、複数のページを同時に見れないなどのデメリットもあるのです。
ここでは、マニュアルを電子化するメリットやデメリット、電子化する際の注意点などをご紹介します。現在、マニュアルの電子化を検討している企業様は、ぜひ参考にしてください。
マニュアルを電子化するメリットとして以下の6つをご紹介します。
紙のままでマニュアルを管理していると、必要なマニュアルを探すために手間がかかります。電子化をすれば、キーワードで検索しすぐに見つけることが可能です。検索性の向上は、マニュアルを探す時間と手間を削減できるため、業務効率をあげることにつながります。
マニュアルを電子化して共有サーバーに保管しておけば、時間や場所を問わずスマホやタブレットでもすぐに閲覧できます。また、必要に応じてメールに添付して送ることも可能です。
マニュアルを電子化すればサーバーやクラウドに保存できるため、保管スペースはいらなくなります。また、必要となるたびに印刷したり、いらなくなったマニュアルを廃棄したりするコストもかからなくなります。マニュアルを電子化すると、このようにスペースと人手のコストを削減できるのです。
紙のマニュアルは、破損などに注意しながら運ばなければいけませんが、電子化すればスマホやタブレットを持っていればよいため、持ち運びが楽になります。マニュアルのボリュームに関係なく持ち運べるため便利です。
紙のマニュアルを修正や更新する場合、全体を作成し直さなければなりません。修正や更新に時間や手間がかかり面倒なため、後回しにするなどして作業が滞ってしまう可能性があります。
しかし、マニュアルを電子化してしまえば、パソコンで修正や更新作業をして保存しておくだけでよいため楽です。また、文字や画像だけでは伝えにくいことには、動画を添付することなどもできます。結果的にマニュアルを電子化しておくと、品質の向上につながります。
紙のまま保管していると、管理している人がセキュリティを担当することになります。セキュリティ責任者が部署異動や退職などで後任に引継ぎをしなければいけない場合、しっかりと行わないとセキュリティが弱体化してしまうでしょう。また、紙のマニュアルの原本を持ち出すと、紛失や情報漏洩のリスクも高くなります。
しかし、マニュアルを電子化すれば、閲覧者を限定するパスワードを設定したり閲覧履歴を残したりできるため、セキュリティ強化につながるのです。また、バックアップをとっておけば、盗難や天災などのトラブルでデータが失われてしまっても、簡単に復元することができます。
マニュアルを電子化するデメリットとして以下の4つをご紹介します。
マニュアルを電子化する一番のデメリットはコストです。電子化するには、大量のマニュアルをスキャンする必要があるため、電子化業務をしてもらう従業員のコストがかかります。また、閲覧用の端末が不足している場合やスキャナ機器がない場合には、それらの購入コストも必要となります。
普段違う業務をしている従業員に電子業務を行ってもらうため、想定以上に時間がかかってしまい、コストがかさんでしまう可能性もあるので、計画的に作業を進めなければなりません。
複数のページを同時に見たい場合、紙のマニュアルなら机に複数のページを並べれば見ることができます。しかし、スマホやタブレットなどの端末では、複数のページを同時に閲覧することはできません。複数のページを同時に見たい場合、電子化したことが不便になる可能性があります。
電子化したマニュアルを閲覧するために、スマホやタブレットなどの端末を使うことも想定されます。しかし、端末のサイズが小さい場合、マニュアルが見にくくなってしまう可能性があるのです。拡大すればその部分だけは大きく見ることができますが、そうすると全体を見ることができなくなってしまいます。特にスマホで閲覧する場合は、一画面で確認できる情報は限られるため、電子化する段階で工夫をしておかなければなりません。
マニュアルを電子化してしまうと、インターネットやクラウドのシステム障害が起こった場合、閲覧できなくなってしまう可能性があります。また、スマホやタブレットなど閲覧するための端末が故障してしまった場合も、マニュアルを閲覧できなくなってしまいます。
マニュアルを電子化する際に注意すべきことをご紹介します。ただ単に電子化するだけでなく、効率的に利用できるよう電子化を進めることが大切です。
マニュアルを電子化する目的を明確にしないと、電子化する範囲や修正する内容などを決めることができません。また、全従業員が電子化する目的を知っていないと、電子化したことで業務効率が低下してしまう恐れもあります。
電子化が必要なマニュアルであるかどうかを精査しましょう。もう利用していないマニュアルを電子化してもコストがかかるだけで意味がありません。また、電子化したら使いにくくなってしまうマニュアルは、電子化せずに紙のまま保存しておく必要があります。
せっかくマニュアルを電子化しても利用しにくかったら意味がありません。電子化する際は、利用するときのことを考えましょう。 例えば以下のような工夫をすると、電子化後のマニュアルを利用しやすくなります。
マニュアルを電子化するメリット・デメリット・注意すべきことをご紹介しました。
マニュアルを電子化する前に、メリットとデメリットをしっかりと理解してから電子化を検討するようにしましょう。マニュアルを電子化することで、効率的に利用できるようになることが大切です。マニュアルの電子化でお悩みの企業様は、弊社にお気軽にご相談ください。
