紙資料電子化に必要な専用機器を保有し、ノウハウを熟知しているスキャンサービス業者に依頼すればスムーズに電子化が行えます。しかし「自社で行った方がコストを抑えられるのではないか」「価格はどのような基準で決まっているのか？」このように考えている企業様は少なくないはずです。
確かにスキャンサ―ビス業者に依頼すれば、電子化はスムーズに行えることはわかっていますが、費用相場がわからないと安心して依頼できません。
そこでここでは、スキャンサービスの媒体種類別の価格相場やオプションサービス相場などをご紹介します。これから電子をスキャンサービス業者に依頼しようとしている企業様は、是非参考にしてみてください。
スキャンサービスとは、書類や契約書の電子化を代行して行うサービスです。自社で電子化に取り組むと、電子化作業に従事する人材や専用機器の購入にコストがかかります。
普段とは異なる作業をしなければいけない社員は、スムーズに作業することは難しく作業効率は低くなります。また、電子化にしか使わない高額な専用機器の購入コストは、企業にとって大きな負担となるでしょう。
スキャンサービス業者に依頼すれば、人件費も機器購入費用もかからないだけではなく、自社で電子化を行うよりも短期間で行うことができます。また、電子化に慣れている業者は、電子化したときを想定して書類や図面を最適な調整をしてスキャンしてくれるため、質という面でも大きなメリットがあります。
スキャンサービス業者は、セキュリティ面でもしっかりしているため心配はありません。もし心配なら、依頼する前にどのようなセキュリティ対策をしているのか確認するようにしましょう。
スキャンサービスの価格は業者ごとに異なっていますが、一般的に価格が変わる条件をご紹介します。
スキャンサービスの価格は条件によって変わるため、依頼前にしっかり確認しておく必要があります。この他には、出張スキャンやデータ分類（フォルダ分け、ファイル名入力等）などのオプションサービスを依頼すると別途費用が発生することがあるので注意してください。
スキャンサービスといっても、普通の書類や契約書、書籍などさまざまな媒体を扱います。また媒体によって適切な解像度や作業が異なるため、価格も変わってきます。
書類スキャンサービスの価格相場
最初は、1枚ごとの書類の価格相場をご紹介します。書類のスキャンサービス価格は、一般的にはサイズや解像度、モノクロ/カラーによって設定されています。書類は、他のスキャンサービス価格に比べると、安く設定されています。
解像度の単位とは？
電子化したデータの解像度は「dpi」という単位で表すのが一般的です。dpiとは、1インチの中にいくつのドット(点)があるかを意味しています。解像度が高いと、滑らかでキレイな画像を表現しやすいということになります。 A4とA3サイズ1ページあたりの価格相場の目安を下の表にまとめました。これ以降、ご紹介する価格相場は目安程度にお考え下さい。
書類をスキャンする価格は、サイズと解像度とモノクロ/カラーによって異なります。一般的に、カラーはモノクロよりも高く、サイズが大きいほど、解像度が高くなるほど価格も高くなります。 上記の価格は、最初から1枚1枚バラバラな書類のスキャン価格です。ホチキスで止まっていたり付箋がついていたりすると、それを外してスキャンしなければならないため、別途費用がかかることになります。ホチキス外しに関しては、各社によって対応が異なります。1ヶ所ごとに◯円～としている会社もあれば、別途見積としている会社もあります。弊社では、ホチキス外しの発生頻度を見積時に事前チェックし、見積を提出する形としています。理由は、ホチキスを何ヶ所外したかを納品時に証明することは難しく、トラブルの元を防ぐためです。
契約書スキャンサービスの価格相場
契約書のスキャンサービス価格は、割印が捺印されてる書面を分解せずにスキャンするなど通常のスキャンサービスに比べて工程が増えるため、一般的に高額となるケースが多いです。また、何枚かの契約書が綴じられまとめられている場合、分解してスキャンするケースと分解せずに手作業で1枚ずつスキャンするかで価格が異なります。分解してスキャンする場合は一般的な書類の2倍前後、分解せずに手作業で1枚ずつスキャンする場合は3倍以上が価格相場になります。 契約書1枚をスキャンする価格相場を下の表にまとめました。
大判サイズのスキャン価格相場
大判サイズをスキャンするためには専用機器が必要になるため、300dpiで一般的な書類をスキャンする価格の30倍以上が価格相場となります。また、解像度をあげるとデータ容量も大きくなり、スキャンに要する時間も長くなります。高解像度の作業では価格が高くなるので注意してください。 スキャンサービス業者の中には、大判サイズをスキャンするための専用機器を所有していないところもあるので、依頼する前に確認しましょう。 大判サイズ1枚をスキャンする価格相場を下の表にまとめました。
スキャンサービス業者は、スキャンに関係したオプションサービスも提供しています。 業者によってさまざまなオプションサービスを提供していますが、代表的なオプションサービスと価格相場は以下の通りです。
スキャンサービスの媒体別価格相場やオプション価格相場などをご紹介しました。 スキャン価格は、サイズや解像度、モノクロ/カラー、スキャン方法などによって変わります。 書類の電子化が進んでいますが、まだ紙書類のまま保管している企業様も多いでしょう。紙書類の電子化を検討している企業様は、スキャンサービス価格についてだけではなく、どのような些細なことでも当社までお気軽にご相談ください。
