「紙図面の管理が面倒」「紙図面のデータ化は専門業者に頼むべき？」「紙図面をデータ化したいけどコストが・・・」
このような悩みに直面している会社様は少なくないはずです。
大量の紙図面の管理に無駄なコストがかかっていることがわかっているにもかかわらず、売上に直結しないデータ化作業にかかるコストを考えて後回しにしてしまいがちです。
しかし、紙図面の管理のために無駄なコストと労力を、このままかけておくわけにはいかないため、いつかはデータ化に取り組まなければなりません。
ここでは、紙図面のデータ化に取り組もうとしている企業様に向けて、自社で取り組むメリット・デメリット、外部委託するメリット・デメリットをご紹介いたします。これから紙図面のデータ化に取り組もうとしている企業様は、是非参考にしてみてください。
紙図面のデータ化に取り組む前に、データ化したあとの管理・運用などをどのようにするのかを、考えておかなければなりません。
閲覧制限するためにパスワードを設定するのか、それともフリーアクセスにするのか、社内サーバーに保管するのか、クラウド管理するのか、さまざまなことを決めておく必要があります。
紙図面のデータ化に取り組む方法として自社でデータ化する方法があります。その際に問題となるのが、データ化に取り組む人材と図面をスキャンする専用機器です。
書庫に保管されている図面を全てデータ化しようとしたならば、その作業のために専属の社員を配置することになるでしょう。膨大な数の図面を全てデータ化するには、図面のデータ化を専門としているスキャン代行サービス業者ですら、数ヶ月かかるのです。慣れていない社員では、何ヶ月掛かるかの検討もつきません。
図面をスキャンするための専用機器は、大きなA1サイズのものでも広幅複合機があればスキャン可能です。しかし、製本された図面をスキャンするためには、製本冊子に対応した大判図面専用スキャン機器を使わなければなりません。
自社で紙図面のデータ化に取り組むメリットは、コスト面です。社員をその業務に当たらせればよいので表向きには余計なコストはかかりません。また、自社で取り組めば、スキャンしたデータがどのように見えるのかを確認しながら作業を進めることができます。それで、もし問題があった場合は、調整してスキャンし直せばよいですし、図面が常に手元にある為、いつでもその作業をする事が可能です。
自社で紙図面のデータ化に取り組むデメリットは、人材と機器です。
本来の業務ではない慣れない作業に長期間従事させなければならないため、本来の業務をすることができません。
メリットで説明した人件費としてのコストは、外部に支払わないというだけで経費であることにかわりはありません。
直接売り上げに結びつかない作業に従事させる人件費と、本来の業務をすることができないマイナス分は、企業にとって大きな負担となるでしょう。
A3までの図面を社内にある複合機を使用してデータ化する場合、機器を占有してしまいます。そのため他の業務に支障を来す可能性もあります。
一番の問題になるのが製本された図面をスキャンする機器です。
製本された冊子に対応した大判図面専用スキャン機器を保有していなければ、購入するかレンタルするしかありません。図面のデータ化業務が終わってしまったら、使い道がない高額機器を購入することはあり得ません。購入しないならレンタルしなければなりませんが、そのような特殊な機器をレンタルしている業者を見つけることは難しいでしょう。購入もレンタルもできないとなると、自社で全ての図面をデータ化することは不可能ということになってしまいます。
紙図面をデータ化するために外部委託する場合、普段からお付き合いのあるスキャンサービス業者が、大判図面専用のスキャン機器を保有している場合は、そちらに相談しても良いかもしれません。
図面の印刷や製本などのサービスを引き受けているスキャンサービス業者は、図面のデータ化も引き受けているはずです。建設会社とお付き合いがある業者なら、図面の扱いにも慣れているため、見やすいようにデータ化する際に色々と調整してくれるでしょう。
しかし、すべてのスキャンサービス業者が製本冊子に対応した大判図面専用スキャン機器を保有しているわけではありません。もし、専用機器を保有していないときは、当社までお気軽にご相談くださいませ。
紙図面のデータ化を外部委託するメリットは、コスト削減です。
外部委託してしまえば、事前に打ち合わせをしたあとは業者に任せておけます。データ化の業務に社内の人材を割かずにすむのです。
また、図面の扱いに慣れている業者なら、こちらが要求しなくてもデータ化したときを想定して、最適な調整をしてくれることも期待できます。
また、業者の中には、ファイル形式の変更やファイル名の付与を行い、作成したデータベースと関連付けて、分かりやすいファイリングシステムを構築してくれるところもあります。
紙図面のデータ化を外部委託するデメリットはコストです。データ化する図面の量にもよりますが、書庫に保管されている図面を全てデータ化するために外部委託したら、大きなコストがかかります。データ化したことによる業務の効率化や経費削減と、データ化するためにかかったコストのどちらの方が大きいと考えるかによります。
当社の図面のデータ化サービス
当社では、製本図面にも対応した大型スキャナーや高速スキャナーなど高性能な機器を多数保有しております。大判の図面や大量の書類を効率よくスキャニング処理できるため、多様なニーズに迅速に対応できます。お預かりした図面や文書の廃棄をご希望の場合は、データ化作業終了後に、廃棄まで責任をもって行っております。
当社の自社ビルは、万全のセキュリティ対策を講じております。お客様から預かった資料は、耐火書庫で厳重に保管し、警備会社と提携した24時間監視システムを各フロア・部屋に配備し、各部屋の入り口には生体認証ドアロックやセキュリティカードを採用しています。
パソコンやスキャナー機器にも万全なセキュリティ対策をしているため、今までにセキュリティ事故は一度もありません。
図面のデータ化を自社で行うメリット・デメリット、外部委託するメリット・デメリットをご紹介しました。
図面のデータ化を自社で行うことは、コスト面での負担が大きいことがお解りいただけたと思います。図面のデータ化が済んでしまえば、図面データをサーバーやクラウドで共有でき、パソコンやタブレッド、スマホなどで好きなときに誰でも必要な図面を閲覧することができます。
紙図面を保管・管理していた無駄な時間と労力と、データ化することでの業務の効率化を比べると、多少コストがかかってもデータ化にすぐにでも取り組むことをおすすめします。
図面の電子化でお悩みの企業様は、当社にお気軽にご相談ください。
