契約書

契約書をスキャン、電子化することでさまざまなメリットが得られます。双光エシックスは、高いセキュリティと独自の工程管理システムで、高品質な契約書電子化サービスを提供しています。東海３県を中心に全国対応も可能です。

契約書を電子化するメリット

①多面的なコスト削減

• 人件費の削減
  契約書を探す時間の大幅な短縮が可能です。また、外部からのアクセス環境を整えることでテレワークも可能となり、スタッフの通勤時間や交通費削減も期待できます。
• 保管コストの削減
  紙の契約書を電子化することで、保管スペースとコストを大幅に削減できます。
• 間接経費の削減
  メールでのやり取りが可能になるため、郵送コストを削減できます。また電子データで閲覧すれば、プリントする費用と手間も不要となります。

②業務効率の向上

• 検索性の向上
  システム構築により画像と属性情報（契約案件名、契約先名、日付等）をリンクすることで検索スピードが大幅に向上します。OCR処理で文字情報を抽出し、全文検索に活用することも可能です。
• データ共有
  膨大な書類の一元管理が可能です。社内、社外を問わず書類の共有や閲覧が容易になるため、他部署からの問い合わせも激減し、その分はコア業務に集中できます。また、近年増加しているオフィスのフリーアドレス化にも貢献可能です。

③セキュリティ強化

• 情報の保全（BCP対策）
  電子化により重要書類の散逸や紛失リスクを低減することが可能です。通常業務は電子データで行い、原本は適切な環境下で保管することをお勧めします。
• 複製の禁止
  情報の漏洩は紙媒体に関わるケースが最も多いとの情報があります。電子データのプリント権限を制限することで、不必要な複製物が作成されることを防止します。

④環境への配慮

• ペーパレス化
  紙の使用量を削減し、環境負荷を軽減することで、SDGsにも貢献できます。

双光エシックスの強み

• 安心のセキュリティ体制
  作業は24時間監視システム及び入退室管理システムを導入した自社ビルにて行います。
• 断裁せずに電子化
  割印のある契約書、製本された契約書等も専用のブックスキャナ（非破壊スキャナ）にて断裁せずに電子化可能です。
• 全ページ検査が標準仕様
  双光エシックスでは、スキャン画像と原本を全ページ突合チェックします。一定割合の抜き出し検査では品質が担保できないと考えるからです。
• 出張作業（オンサイトサービス）
  外部持ち出し不可の機密資料等は、弊社スタッフが専用機材をお客様先に持ち込んでスキャニングサービスをご提供します。
• 豊富な作業実績
  約半世紀にわたり官公庁から民間企業まで多くのファイリング業務に携わって参りました。豊富な経験を有するスタッフがお客様をサポートいたします。

お問い合わせ

双光エシックスの契約書電子化サービスについてのご相談やお見積は、お問い合わせフォームよりお気軽にご依頼ください。