電子化サービスは、コスト削減や業務の効率化などのメリットから、導入する企業が急速に増加しています。しかし、自社のニーズに合っていない電子化サービスを導入してしまうと、思っていたような効果が得られないという状況になってしまうでしょう。
このコラムでは、電子化サービスを依頼する業者を選定するときに気をつける点をご紹介します。また、電子化サービスを依頼する業者を選定する前に自社で確認すべきことも説明するので、電子化サービスの導入を検討している企業様は、参考にしてみてください。
電子化サービスを選定する前に以下の3点を確認しておくことが重要です。
以上の3点を確認することで、どのような電子化サービスを選定すべきか把握することにつながります。また、導入する電子化サービスが、業務プロセスの改善にどのような効果をもたらすかもみえてくるはずです。
最初に、自社が抱えている課題や問題点を洗い出してください。例えば、「膨大な紙書類の保管スペースのコスト」「検索時間の浪費」「情報漏洩や紛失のリスク」「リモートワークに対応できない」などがあげられるでしょう。
課題や問題点を把握できれば、改善するためにどのような電子化サービスを導入すべきかがみえてきます。
電子化したデータの活用方法を確認しておくことで、利用しやすいように電子化することができます。
電子化サービスを選定するまでに、現在の業務プロセスを分析することが重要です。業務プロセスの改善点などを明確にし、電子化することで業務プロセスの変更点などを把握します。
電子化サービスを導入することで得られる効果を最大限に引き出すためにも、業務プロセスの分析を行っておきましょう。
電子化サービスを選定する前に、予算を確認しておくことは重要です。電子化サービスの導入だけではなく、導入後の維持費用やアップグレード費用なども確認しておく必要があります。
長期的な視点で費用対効果を分析した上で、導入する電子化サービスを選定するようにしましょう。
自社に適切な電子化サービスを導入するために、依頼する業者を選定するときに気をつけるべき7つのポイントは以下の通りです。
ご紹介する7つのポイントは、電子化サービスを依頼する業者を選定する際にすべて気をつけて頂きたいポイントです。しかし、重要視するポイントは各業者によって異なっているため、重要視するポイントを中心にチェックしていきましょう。
電子化サービスは、書類をスキャニングしてデジタル化すればよいというわけではありません。解像度や色彩の調整、サイズ、ファイル名付与、出張スキャニングサービスの有無などさまざまなサービスがあります。
ファイル形式の変更やファイル名付与サービスがあれば、利便性の向上につながるでしょう。機密性の高い書類が多い企業は、社外に書類を持ち出し電子化してもらうよりも、専用機器を会社に持ち込み社内でスキャニングしてもらえる出張スキャニングサービスがあると、非常に助かるはずです。
そのため、電子化サービスを依頼する業者を選定する際には、利用できるサービス内容を必ずチェックしましょう。
書類の電子化では、視認性が高い状態でデータが保存されているかが大切です。古く劣化して見にくくなってしまった文書は、そのままスキャンせずに解像度や濃淡などを調整して見えやすい状態にしてもらわなければいけません。それぞれの書類・文書に適切なスキャニングをするためには、経験や知識、技術が必要です。
選定段階でスキャニング技術の質を判断するのは、難しいでしょう。そこでひとつの目安となるのが、文書管理の専門家である文書情報管理士の資格を取得しているスタッフがいるかどうかです。文書情報管理士がいる処理業者なら、安心して依頼できるでしょう。
書類の電子化は、システム導入後のサービスが充実していることも大切です。システム導入後に起きたトラブルのサポートや、システム運用についての提案、電子化後の原本の廃棄処理や保管倉庫の手配などのサービスもあれば、非常に心強いのではないでしょうか。
そのため、電子化サービスの導入前だけではなく、導入後にどのようなサポートを受けられるかを確認してから導入するサービスを決めることをおすすめします。
電子化サービスを導入する場合、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクがあります。そのため、導入するシステムがセキュリティ対策に優れているかを、確認することは非常に大切です。特に、個人情報や機密情報を扱う場合は、十分なセキュリティ対策がされているシステムを導入する必要があります。
また、電子化の過程でも情報漏洩が起こる可能性もあります。プライバシーマークなど情報管理についての資格を保有している処理業者は、社内セキュリティ体制も整えているので、これらの資格を保有しているか確認するようにしてください。
電子化サービスの料金は、提供している業者によって異なりますが、料金を確認するときに重要なことは、サービス内容に対して料金が適切に設定されているかどうかです。複数のサービス料金を比較して、納得できる料金が設定されているものを選びましょう。
また、どのサービスまで料金に含まれているのかも、しっかり確認する必要があります。例えば、電子化したあとの原本の廃棄費用まで含まれているのか、それともオプション料金として別途請求されるのかなど、含まれているサービス内容と料金を細かくチェックしてから依頼するようにしましょう。
電子化サービスを導入するには、コストも時間もかかるため、一度導入してしまうと簡単に他のシステムに変更するわけにはいきません。そのため、選定前に、実際に電子化サービスを導入している企業の評判チェックをおすすめします。サービスを提供している業者からの説明だけで導入を決めてしまい、実際に運用し始めたら使いにくかった、十分なサポートを受けられなかったなどという事例は少なくありません。
自社により有益な電子化サービスを導入するために、電子化サービスの評判を確認しておきましょう。
依頼する業者の信頼性は、電子化サービスを選定するときに重要なポイントのひとつです。信頼性が低い業者には、電子化の過程で情報が漏洩するリスクなどを気にして、安心して作業を任せられません。また、万が一依頼した業者が倒産してしまうと、トラブルが起きたときのサポートやシステムのアップデートが受けられなくなってしまうなどの可能性があります。
そのため、依頼する業者の経営状態や過去の実績などを確認して、信頼性が高い業者へ依頼することをおすすめします。
電子化サービスを依頼する業者を選定するときに気をつけるべきポイント、選定前に確認しておくことを紹介しました。
電子化サービスは、自社にとって適切なものを選べれば、多くのメリットをもたらしてくれます。そのため、導入する電子化サービスの選定は、慎重に行うようにしましょう。
